Informatie is één van de succesfactoren van een goede bedrijfsvoering. Met adequate informatie bent u in staat uw bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. Het tijdig inspringen op interne of externe ontwikkelingen is alleen mogelijk als u de juiste informatie op het juiste moment voor handen heeft. Het blijkt lastig om deze informatie direct boven tafel te krijgen.
Documenten worden intern aangemaakt, afgedrukt, verspreid en soms gearchiveerd. Daarnaast ontvangt uw organisatie ongestructureerde documenten van buitenaf. Denkt u hierbij aan reguliere post en e-mail. De informatie is in uw organisatie aanwezig maar waar is deze gebleven?! Document management biedt hiervoor de oplossing!
Met behulp van het document management systeem (DMS) beheert u de creatie, vastlegging, raadpleging, routering en archivering van elektronische documenten zoals tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties, e-mailberichten maar ook gescande formulieren, facturen, foto’s, tekeningen en afbeeldingen. Het DMS heeft ook de mogelijkheden voor unieke codering voor de fysieke opslag van documenten of verwijzingen naar ‘hard copies’ van documenten die niet elektronisch verkrijgbaar zijn. Het DMS maakt het mogelijk de controle over het wijzigingsproces van documenten uit te voeren.
De database van het DMS bevat de gegevens die nodig zijn om documenten te kunnen vinden en om relaties tussen documenten te kunnen leggen, hierdoor is dossiervorming mogelijk.
Document Management biedt u de mogelijkheid documenten gestructureerd vast te leggen wat zal leiden tot efficiencyverbeteringen binnen de gehele organisatie.
Allicht kunt u zich direct een voorstelling vormen over de verbeteringen die document management kan brengen binnen uw eigen organisatie. De toepassingsmogelijkheden en voordelen van document management zijn legio. Daarom adviseren wij u graag over de mogelijkheden in uw specifieke situatie.
Pro-ictive B.V. heeft ruim tien jaar ervaring opgebouwd op het gebied van document- en workflow management. Met deze schat aan ervaring zijn wij in staat u een passende oplossing te bieden en de implementatie hiervan volledig te begeleiden.
Wanneer u geïnteresseerd bent in de dienstverlening van Pro-ictive B.V. neemt u dan contact op voor een afspraak met één van onze adviseurs.